Une équipe du Collège Dawson a travaillé pendant des mois pour organiser la Journée portes ouvertes en mode virtuel.

« Nous avons fourni un effort communautaire incroyable en ces temps d’isolement extrême », déclare l’organisatrice principale, Lucy Segal, du Bureau des communications. « C’était un énorme défi de présenter quelque chose d’entièrement nouveau, mais tout le monde était réceptif, et malgré les nouvelles mesures et les limites, je pense que nous avons donné le meilleur de nous-mêmes. »

Si l’on se fie au nombre de documents imprimés distribués habituellement, environ 14 000 personnes assistent en personne à la Journée portes ouvertes. Cette année, le passage au mode virtuel a été une première pour tous les cégeps.

Les chiffres

Les chiffres montrent que la Journée portes ouvertes virtuelle de Dawson a été un succès. L’activité, qui a eu lieu du 20 au 25 octobre, s’est déroulée pour l’essentiel sur le site web du Collège Dawson. Pendant ces journées, le trafic sur le site a augmenté de 62 % par rapport au reste du trimestre.

Au total, 11 720 visiteurs uniques ont consulté la page de renvoi de la Journée portes ouvertes. « Il faut imaginer un étudiant et ses parents rassemblés devant un écran, nous avons donc probablement un nombre plus élevé de participants », explique M^me Segal.

Il y a eu environ 10 000 visionnements de programmes et de vidéos de profils effectués par près de 3 000 étudiants potentiels. En outre, 950 étudiants potentiels ont profité de l’occasion pour clavarder en direct et en tête-à-tête et pour poser des questions précises pendant les séances de clavardage programmées. Le temps d’attente moyen pour clavarder n’était que de 29 secondes!

Aucun défi n’arrête Dawson

« Nous avons démontré une fois de plus qu’aucun défi n’est assez grand pour nous empêcher d’avancer pour le bien de nos étudiants », se réjouit le directeur général Richard Filion.

« Je tiens à remercier chaleureusement les quelque 200 enseignants, employés et étudiants qui ont contribué à l’activité. Je salue également le personnel du Bureau des communications qui a été le fer de lance de cette activité et qui a fait preuve de beaucoup de créativité et d’imagination pour surmonter les obstacles. Félicitations également à l’équipe des systèmes et technologies de l’information et aux nombreux employés des autres équipes qui ont mis l’épaule à la roue », ajoute le directeur général.

La science est toujours populaire

Jonathon Sumner, coordonnateur du programme scientifique, est généralement la personne la plus occupée lors de la Journée portes ouvertes. Cette année ne fait pas exception, puisqu’il a été le professeur qui a eu le plus de discussions. Il a aimé l’expérience virtuelle : « Cela s’est déroulé de manière extrêmement fluide. De plus, le format de clavardage en tête-à-tête semble réduire le degré général de stress associé à notre activité traditionnelle sans compromettre son objectif qui est d’informer les étudiants potentiels », remarque-t-il.

M. Sumner pense avoir parlé à moins d’étudiants que lors de l’activité en personne, mais trouve que la qualité des interactions était meilleure. « Les étudiants éventuels ont eu le temps de poser leurs questions sans subir la pression de ceux qui faisaient la queue derrière eux. J’ai également l’impression qu’ils ont pu poser toutes leurs questions, ce qui n’est pas toujours possible en personne », confie-t-il.

À l’avenir, il se voit proposer des rencontres en ligne et en personne.

Les expériences des étudiants

Justine Poulin, étudiante en Techniques de gestion et d’intervention en loisirs, aimerait également conserver le mode virtuel pour certains éléments de la Journée portes ouvertes, même lorsqu’il est possible d’y assister en personne. Elle a particulièrement aimé pouvoir se concentrer sur une personne à la fois et passer rapidement à d’autres interlocuteurs pour clavarder lorsqu’un sujet différent était abordé.

« Je mettrais quand même toutes les vidéos et les informations en ligne, car elles fournissent beaucoup de détails utiles et des réponses aux questions les plus fréquentes », explique M^me Poulin.

Nicholas Farinha, étudiant en Techniques de génie mécanique, est heureux que la Journée portes ouvertes virtuelle puisse toucher davantage de personnes éloignées. Il a aimé utiliser l’option de clavardage. Cependant, il estime que les étudiants potentiels ne pouvaient pas être aussi impressionnés qu’il l’a été lorsqu’il a visité les espaces d’apprentissage.

Une très bonne impression

Phil Ghayad, coordonnateur du profil Commerce, trouve que la journée portes ouvertes virtuelle était une meilleure expérience : « Je pense que nous avons donné une très bonne impression du cégep en procédant de cette façon. C’est plus efficace, puisque nous avons pu réduire les délais d’attente pour les étudiants potentiels. Habituellement, ils attendent environ 20 minutes à notre table. Le temps d’attente le plus long que j’ai vu était de sept secondes. »

M. Ghayad suggère de tenir des journées portes ouvertes virtuelles à l’avenir et, si possible, de promouvoir l’expérience « Étudiant d’un jour » pour ceux qui souhaitent visiter le campus et se faire une idée du Collège.

Réactions des conseillers pédagogiques

Les seules personnes qui sont plus populaires que l’équipe scientifique sont les conseillers pédagogiques. Ils sont toujours très recherchés par les étudiants qui ont de nombreuses questions.

La conseillère pédagogique Diane Wong ne s’est pas ennuyée des foules qui caractérisent généralement une grande partie de la Journée portes ouvertes de Dawson. « L’équipe a fait un excellent travail en remaniant les pages du programme. Les vidéos avec les FAQ étaient très informatives et bien faites, affirme-t-elle. « Je pense que nous devrions intégrer quelques Journées portes ouvertes virtuelles à notre prochaine activité. Nous devrions d’abord organiser des journées virtuelles afin que les gens aient la possibilité de poser leurs questions avant une visite en personne. »

Selon M^me Wong, les questions les plus fréquentes étaient liées aux raisons de choisir Dawson. Elle était heureuse d’avoir des étudiants dans son équipe de clavardage pour répondre à ce genre de questions.

Des vidéos fantastiques et un contenu motivant

Julie Pellegrino, également conseillère pédagogique, a répondu à de nombreuses questions sur l’admission. « Je pense que les Communications, l’équipe des Systèmes et technologies de l’information, les directeurs adjoints, les membres du comité et tous les autres membres ont fait un travail fantastique en organisant cette activité. La communauté de Dawson s’est mobilisée pour offrir une fois de plus la meilleure expérience possible aux étudiants potentiels. Les vidéos créées à cette occasion étaient fantastiques. Le contenu était informatif et motivant », explique-t-elle.

M^me Pelligrino estime qu’elle a établi de bonnes relations grâce au clavardage. Elle a l’impression que « les étudiants et les parents étaient vraiment heureux. »

Raymon Fong, du programme Animation 3D et imagerie générée par ordinateur, ne s’est pas ennuyé d’avoir à « répéter sans cesse les mêmes informations ». Il a trouvé la Journée portes ouvertes virtuelle très agréable. À l’avenir, il aimerait que des éléments virtuels et en personne fassent partie de l’expérience des portes ouvertes.

Prochaines activités de recrutement au début de l’hiver

La page de renvoi de la Journée portes ouvertes et les vidéos resteront accessibles sur le site web de Dawson jusqu’au 30 novembre.

En février, les vidéos feront l’objet d’une nouvelle promotion et de nouvelles activités de clavardage seront programmées jusqu’au 1^er mars, date limite de dépôt du dossier d’admission au Collège Dawson pour l’automne 2021.

Les portes ouvertes virtuelles en chiffres

• 186 000 pages visionnées sur le site web de Dawson
• Augmentation de 62 % du trafic sur le site web de Dawson
• 11 720 visiteurs uniques sur la page d’accueil de la journée portes ouvertes
• Près de 10 000 visionnements de vidéos lors de la Journée portes ouvertes
• 950 clavardages en tête-à-tête en direct
• Temps d’attente moyen de 29 secondes pour le clavardage
• Des participants de 17 pays
• Le spectateur moyen a regardé 70 % des vidéos